การทำเอกสารสัญญาเช่ารถ ต้องใช้อะไรบ้าง?

การเช่ารถนับเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์การเดินทางยุคปัจจุบัน ทั้งในแง่ความสะดวกสบาย ความยืดหยุ่น และความคุ้มค่าทางการเงินที่บางครั้งอาจประหยัดกว่าการซื้อรถใหม่ ที่ Drive Car Rental ผู้ให้บริการเช่ารถภูเก็ต และบริการเช่ารถกรุงเทพ เรามุ่งมั่นส่งมอบประสบการณ์การเช่ารถที่เหนือระดับ ด้วยรถยนต์สภาพดีและประกันภัยที่ครอบคลุม แต่ก่อนจะตัดสินใจเช่ารถ หลายคนอาจสงสัยว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง วันนี้เรามีคำตอบมาฝากกัน

รถเช่าทั่วไป

ในกรณีที่คุณจัดเป็นผู้เช่าทั่วไป (สัญชาติไทย มีใบอนุญาตขับขี่ และอยู่ในวัยทำงาน) ทางบริษัทเช่ารถ มักขอเอกสารสำคัญจากคุณเพียง 4 อย่าง ได้แก่

• บัตรประจำตัวประชาชน (เตรียมสำเนาไว้เป็นหลักฐาน และเตรียมบัตรจริงไว้แสดงตอนทำสัญญา)
• ใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ (เตรียมทั้งสำเนาและใบจริงเช่นเดียวกัน)
• บัตรเครดิต
• เอกสารรับรองการทำงาน ซึ่งอาจเป็นสลิปเงินเดือน หรือบัตรพนักงานก็ได้

รถเช่านักศึกษา

สำหรับบางบริษัท แม้ลูกค้าจะยังเป็นนักศึกษา ก็สามารถยื่นเอกสารเช่ารถได้ โดยเอกสารสำคัญที่ใช้มักจะมีด้วยกัน 5 อย่าง ได้แก่

• บัตรประจำตัวประชาชน
• ใบอนุญาตขับขี่รถยนต์
• ใบรับรองสถานะนักศึกษา (หรืออาจอนุโลมให้ใช้บัตรนักศึกษาได้)

ทั้งนี้ เนื่องจากผู้เช่าที่เป็นนักศึกษายังไม่มีรายได้ และไม่สามารถชดใช้ได้หากเกิดความเสียหาย ในวันที่ทำสัญญาเช่า จึงต้องมีผู้ปกครองมาเซ็นสัญญาค้ำประกันด้วย

รถเช่าสำหรับผู้ที่ไม่มีบัตรเครดิต

ในกรณีของรถเช่าทั่วไป บริษัทเช่ารถจะเรียกดูบัตรเครดิตเพื่อตรวจสอบวงเงิน แต่หากคุณไม่มีบัตรเครดิต บางบริษัทก็อาจตรวจสอบรายได้ของคุณจากสลิปเงินเดือน ใบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ. 20) แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ. 30) หรือใบจดทะเบียนพาณิชย์ (กรณีเปิดกิจการส่วนตัว) แทน อย่างไรก็ดี เงื่อนไขนี้ใช้ได้กับบริษัทเช่ารถเพียงบางแห่งเท่านั้น จึงควรสอบถามข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ให้แน่ชัดก่อนเสมอ

การเช่ารถแบบระยะสั้น

การเช่ารถระยะสั้น การเช่ารถโดยทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นรถเช่าเพื่อท่องเที่ยว รถเช่าขับใช้งานโดยทั่วไป ที่มีระยะการเช่าไม่กี่วัน ต้องเตรียมเอกสารเช่ารถดังต่อไปนี้

เอกสารที่ต้องใช้เพื่อเช่ารถระยะสั้น

• บัตรประจำตัวประชาชนหรือพาสปอร์ต: เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันตัวตนของผู้เช่า 

และบัตรประชาชนจะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้

• ใบขับขี่: หากต้องการขับรถเอง  บริษัทเช่ารถอาจขอใบขับขี่ที่มีอายุการใช้งานครบถ้วนและไม่เกินวันหมดอายุ
• บัตรเครดิต: สำหรับการจ่ายค่ามัดจำหรือค่าเช่ารถ บริษัทเช่ารถมักจะขอบัตรเครดิตที่มีชื่อเดียวกับผู้เช่า
• ที่อยู่ปัจจุบัน: บางบริษัทอาจขอเอกสารยืนยันที่อยู่ปัจจุบัน เช่น ใบแจ้งบัญชีสำหรับบ้านหรือสถานที่ที่คุณอาศัย
• สำเนาใบอนุญาตทำงาน: สำหรับผู้ที่ไม่ได้มีเอกสารใบขับขี่แต่ยืนยันตัวตนด้วยบัตรประจำตัวประชาชน
• เอกสารประวัติการเช่า: หากมีประวัติการเช่ารถกับบริษัทเดิม การนำเอาเอกสารนี้มายืนยันสามารถช่วยให้คุณได้รับสิทธิ์หรือสิทธิพิเศษ
• บัตรประกันสังคม: บางบริษัทเช่ารถอาจขอเอกสารยืนยันการมีสิทธิประกันสังคมสังคมและการทำงานในประเทศ

การเช่ารถระหว่างซ่อม

การรถเช่าระหว่างซ่อม เป็นรถเช่าที่มีไว้รองรับผู้ใช้งานที่นำรถไปส่งซ่อม หรือไปเคลมประกัน ซึ่งในระหว่างที่ซ่อมรถอยู่นั้นจะไม่มีรถไว้ใช้งาน สามารถนำหลักฐานการซ่อมรถมาเช่ารถระหว่างซ่อมได้ โดยเอกสารที่ใช้มีดังต่อไปนี้

เอกสารที่ต้องใช้เพื่อเช่ารถระหว่างซ่อม

• เอกสารการซ่อมบำรุง: ใบสั่งซ่อมหรือใบแจ้งค่าซ่อมบำรุงจากอู่หรือศูนย์บริการที่คุณซ่อมบำรุงรถ
• ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี: ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากการซ่อมบำรุง
• สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน: เพื่อยืนยันตัวตนของผู้เช่า
• ที่อยู่ปัจจุบัน: บางบริษัทเช่ารถอาจขอเอกสารยืนยันที่อยู่ปัจจุบัน เช่น ใบแจ้งบัญชีสำหรับบ้านหรือที่ทำงาน
• เอกสารประวัติการเช่า: หากมีประวัติการเช่ารถกับบริษัทเช่ารถเดิม การนำเอาเอกสารนี้มายืนยันสามารถช่วยให้คุณได้รับสิทธิ์หรือสิทธิพิเศษ

การเช่ารถสำหรับใช้ภายในองค์กร/บริษัท

การเช่ารถสำหรับใช้ภายในองค์กร/บริษัท  สามารถทำได้โดยแนบเอกสารองค์กรมาเพิ่มเติม ซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นการเช่ารถระยะยาว เช่น 1 เดือน, 3 เดือน, 6 เดือน , 1 ปี เป็นต้น

เอกสารที่ต้องใช้เพื่อเช่ารถสำหรับใช้ภายในองค์กร/บริษัท

• หลักฐานการจดทะเบียนองค์กร: เอกสารที่แสดงถึงการจดทะเบียนขององค์กร อาจเป็นสำเนาทะเบียนการค้าหรือสำเนาบัตรประจำตัวนิติบุคคล
• สำเนาบัตรประชาชนกรรมการบริษัท: เพื่อยืนยันตัวตนและสิทธิ์ในการเช่ารถ
• สัญญาจ้างงานหรือใบแจ้งเงินเดือน: เพื่อยืนยันตัวตนและรายได้
• ที่อยู่ที่ติดต่อ: เพื่อยืนยันที่อยู่และเป็นเอกสารการติดต่อสื่อสาร
• เอกสารผู้ขับขี่ (สำเนาบัตรประชาชน, ใบขับขี่, บัตรพนักงาน): สำหรับผู้ที่จะขับรถ เพื่อยืนยันความสามารถในการขับขี่
• เอกสารประวัติการเช่า: ถ้าองค์กรของคุณมีประวัติการเช่ารถกับบริษัทเช่ารถเดิม, การนำเอาเอกสารนี้มายืนยันสามารถช่วยให้ได้รับสิทธิ์หรือสิทธิพิเศษ
• เอกสารประกัน: บางบริษัทเช่ารถอาจขอเอกสารประกันในการเช่ารถ
• สำเนางบการเงินบริษัท: บางบริษัทเช่ารถอาจต้องการทำการตรวจสอบเครดิตขององค์กรหรือผู้รับผิดชอบ

การเช่ารถสำหรับชาวต่างชาติ หรือนักท่องเที่ยวต่างชาติ

สำหรับนักท่องเที่ยว Travelers หรือชาวต่างชาติ Foreigners นักท่องเที่ยวต่างชาติต้องการเช่ารถขณะเยี่ยมชมประเทศไทย บริษัทเช่ารถในประเทศมักจะขอเอกสารที่จำเป็นเพื่อยืนยันตัวตนและสามารถจ่ายเงินค่าเช่ารถได้อย่างถูกต้อง 

เอกสารการเช่ารถสำหรับชาวต่างชาติ

• หลักฐานการจดทะเบียน: สำหรับนักท่องเที่ยวชาวต่างชาติที่มีการทำธุรกิจหรือทำงานในประเทศไทย อาจต้องใช้สำเนาหรือเอกสารการจดทะเบียนของบริษัทหรือองค์กร
• Copy of Passport: สำหรับการยืนยันตัวตนและเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับนักท่องเที่ยวชาวต่างชาติ
• Driver License (Thailand / International): สำหรับนักท่องเที่ยวชาวต่างชาติที่ต้องการขับรถเอง
• Copy of Visa: เพื่อยืนยันตัวตน
• Credit Card: สำหรับการจ่ายค่าเช่ารถที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้ในประเทศไทย: เช่น ที่พักที่นักท่องเที่ยวจะพัก, หรือที่อยู่ของโรงแรม
• Person to notify in case of emergency (in Thailand): บุคคลติดต่อฉุกเฉินระหว่างทำการเช่ารถในประเทศ
• Ticket: ตั๋วเครื่องบินสำหรับยืนยันการเข้าประเทศ